【例文あり】アポイントメールの書き方！件名と本文をシーン別にわかりやすく紹介

営業担当として活躍しようとする際に、避けて通れないのがアポイントメールの作成です。

特に新規の取引先とのアポイントをメールで獲得しようとする場合には、ただ単に「会ってお話しましょう」ではまず相手にしてもらえません。

では、どうすれば商談の場を獲得し、ビジネスチャンスに繋がるアポイントをメールで獲得することができるのでしょうか。

そこで今回はメールでアポイントを獲得するためのポイントと、実際に送るアポイントメールの件名と本文をシーン別で複数点紹介します。

アポイントメールで商談を獲得するポイント

アポイントメールで商談を獲得するためには5つのポイントがあります。まずは、作成するアポイントメールで抑えておくべきポイントをそれぞれ紹介します。

相手の下調べをしっかり行う

営業をして活動をしていくと、必ずと言っていいほど売上やノルマが課せられます。そうすると、なるべく送るメール数を増やすために「テンプレコピペメール」で楽をしたくなるのはわかります。

しかし、相手の企業担当者のところにも、数多くの営業メールが届いているため、コピペメールを送ってもすぐにスパム扱いされてしまうため読んでもらえません。

ですので、相手の会社の情報をホームページやSNSなどでしっかり下調べをして、「なぜメールを送るのか」「相手にどんなメリットがあるのか」をしっかり文面で伝えるようにしましょう。

「御社の〇〇の部分で弊社の△△がお役に立てると思いご連絡いたしました。」

など、相手がどんな会社でメールを受け取る相手がどんな仕事をしているかをイメージして、コピペではない一文を添えてアポイントメールを送るようにしましょう。

件名で用件がわかるようにする

アポイントメールの返信をいただく前の壁として立ちはだかるのが、not readの壁、つまりメールを読んでもらえるかどうかの部分となります。

メールを読んでもらうために意識すべきなのが、メールの件名です。件名で相手に気づいてもらえなければそもそも返信はもらえないため、アポイントメールの件名は明瞭、かつ簡潔な内容にしましょう。

本文に自己紹介を盛り込む

初めてのメールの場合は、自分が何者で、何をしていて、どんな内容を提供できるのかを簡潔に紹介しましょう。

自己紹介がなく、サービス内容やこちらの要望だけを伝えても押し売り感が強くなり、迷惑メールフォルダに入れられ易くなってしまいます。

可能であれば、事実の実績部分に具体的な数字を交えて紹介すると、信頼性があがり、興味を持ってもらえる可能性が高くなります。

アポメールで日程候補を複数入れておく

アポイントメールを書くときは、一通目の連絡で日程候補を3～4点ほど提示しましょう。

「〇〇の用件でぜひお会いして商談の機会をいただければと思いますがご都合いかがでしょうか。」

などと日程候補日を添えずにメールを送ってしまうと、OKだった場合に「はい、大丈夫です」「それでは以下の日程から～」と、一往復分の無駄なメールのやり取りが発生してしまうからです。

先にこちらが可能な日程候補をお送りすることで、商談が可能な場合は候補日から選んでもらうことで日程が確定しますし、候補日内では難しい場合には代替日であれば可能などの判断が先方でつきやすくなります。

商談で何が得られるかを明確に書く

1つ目の項目の「相手の下調べをしっかり行う」とも関連してきますが、相手にとって商談を行うことでどんなメリットが得られるのかを明確に書きましょう。

ビジネスは双方のメリットが合致して成り立ちますので、まずは相手にとって商品やサービスを利用することでどんな利益が得られるのかを提示しましょう。

【シーン別】アポイントメール例文の件名と本文をシーン別で紹介

それでは次に実際のアポイントメールを送る時の例文について、シーン別に件名と本文をそれぞれ紹介します。

取引のない新規顧客向けアポメール例文

ポイント

こちらの都合だけを展開するのではなく、アポイントメールを送る会社の事業内容や、なぜ連絡したのか、会うことでどんなメリットがあるのかという部分を明確に書きましょう。

取引のある既存顧客向けアポメール例文

ポイント

既存顧客向けにアポイントメールを送る場合は、過去のやり取りからつなぐかたちでアポイントの目的をしっかり明記しましょう。

年末年始のアポメール例文

ポイント

挨拶などの目的でアポイントメールを送る場合は、なんの挨拶なのかを件名に入れましょう。また、同行する人がいれば、誰と伺うのかも伝えておきましょう。

アポメールの返信の返信例文

ポイント

アポイントが取れたら、すぐに承諾、確認のメールを入れるようにしましょう。確認のためのメールですので、お伺いする日程も明記しておきましょう。

メールの件名は、「全員に返信」を選択すると元の件名の頭に「Re:」が付きますので、そのままの件名で返信してしまってOKです。

相手の立場に立って返信しやすいアポイントメールを送ろう

今回はメールでアポイントを獲得するためのポイントと、実際に送るアポイントメールの件名と本文をシーン別で紹介いたしました。

アポイント獲得のポイントとして、いかに相手の立場に立って考え、どうしたら会いたいと思ってもらえるかを考えるようにしましょう。

コピペのテンプレで大量に送ってしまうとかえって効率が悪くなる場合があります。商談を獲得するためには、相手の立場に立って、抱えている問題をどうやったら解決できるかを考える方が、結果的に商談獲得への近道となります。

マナーをしっかり守った上で、長くなりすぎずに簡潔でわかりやすく、的確なアポイントメールの作成を心がけましょう。

アポイントが獲れた後に日程調整が必要になった場合は、以下の記事で日程調整用のコピペで使える例文をご用意しておりますのでよろしければご参考にしてください。

＞＞　【コピペ用例文付き】アポイント日程調整メールの書き方とポイント！返信・リスケ例文と注意点も

今回は以上です。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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