ビジネス上のメール返信が来ない時の催促メール例文とマナー！やんわり社内向けに催促する場合や強めに催促したい場合についても

ビジネスでメールのやり取りをする際に気を付けたいのが、なるべくスムーズで円滑なコミュニケーションを取ることです。

しかし、丁寧にメールを送ったつもりでも、相手からの返事がまったく返ってこない場合もあります。

「ひょっとして気づいてない？」
「忘れている？」

など、催促のメールを送るべきか、もうちょっと待つべきか、悩んでしまうこともありますよね。また、「催促」という性質上、メールの書き方に気を付けないと「早く返事してよ！」という上から目線になってしまうこともありえます。

そこで今回は、催促メールを送る時にはどんなタイミングでどんな内容を送ればよいのかについて、例文付きでご紹介いたします。

催促メールを送る前に

まず、催促メールを送る前にいくつかしておくべきポイントを紹介します。

相手にメールをちゃんと送れているかを確認する

1つ目が、メールの返信がくる前提条件として、そもそもこちらがメールを正しく送信できているのか、という部分を確認しましょう。

ありがちなのが下書きフォルダに残ったままという状態の場合です。または、送ってはあるけど、メールサーバーの不具合などで「送信ボタンは押したけど送れていない」という場合もあります。

まずは、こちらが本当にメールをちゃんと相手に送って届いている状態なのかを確認しましょう。

相手からの返信を見逃していないかを確認する

いくら待っても返事が来ない場合に、実はすでに相手から返事をもらっているという場合があります。

ありがちなのが、相手がフリーメールやGメールを使っていて、迷惑メールフォルダに入ってしまっている場合です。

「返事が遅いな？」と感じたら、相手にメールを送った日時を起点に、一度迷惑メールフォルダに返信メールが来ていないかを確認しておきましょう。

メールの返信が来ない理由を考える

メールの返事が来ない場合は、その理由についても考えて見るようにしましょう。例えば、過度な営業をしていて避けられている場合などは、意図的に返信していないという可能性もあります。

あるいは、相手がそもそもメールはあまり使わないので、電話でしか繋がりにくいという相手であるということも考えられます。

催促メールを送る前に、相手の状態や関係性を鑑みて、適切な対応をとれるよう心がけましょう。

催促メール送信タイミングとマナー

次に、催促メールを実際に送る時に気を付けるべきマナーと、メールに書くべき内容について紹介します。

催促メールを送るタイミング

催促メールを何日後に送るべきかについては、返事が必要な期日から逆算して早すぎず遅すぎもしないタイミングにしましょう。

催促メールを送るタイミングとして、頻繁であったり、初回のメールを送ってからすぐだと、相手に威圧感を与えてしまう恐れがあります。ですので、催促する場合も適切なタイミングで送るようにしましょう。

催促メールは午前中に送る

催促メールは午後の遅い時間ですと、見ないで帰ってしまったり外出したまま見られずに翌日になってしまうこともあります。

ですので、メールを見たり気づいたりする可能性が高い、午前中におくるようにしましょう。

催促の理由を具体的に提示して期日を提示する

案件を進めたり、都合により返信が必要な場合は、「上長の承認が〇日までに必要なため」や「〇月中のスケジュールに間に合わせたいため」といった具体的な理由を提示しつつ催促のメールを送るようにしましょう。

また、具体的な理由と併せて、何月何日までに返事が欲しいなどの具体的な期日も設けるようにしましょう。

期日を設定しておくことで、期日が過ぎた場合に追加の催促の連絡もしやすくなりますし、プロジェクトや案件を進める上でも進行やタスク管理がスムーズになります。

行き違いになった際のフォローも入れておく

「行き違いにて、すでにご返信いただいている場合はご容赦くださいませ。」

など、万が一、相手の返信と自分の催促メールを送るタイミングが被った場合の予防選を貼っておくようにしましょう。

また、実際に行き違いにならないように、相手からの返事が来ていないかを確認するために、直前にメーラーの送受信ボタンを押してから、催促メールを送信しましょう。

催促メールの例文

ここでは、実際に催促メールを送る際のサンプルとなる例文を、シーン別にいくつか紹介します。

取引先向け催促メール例文

ポイント

こちらはオーソドックスな社外向けの催促メールとなります。

ポイントとしては、メールの冒頭でなんの案件なのかについて明記することと、回答期限を明確にすること。

後は相手を責めずに、「ご多忙中のところ大変恐縮ではございますが」とあくまでこちらの都合に合わせていただくスタンスでご連絡をしましょう。

やんわり社内向けの催促メール例文

ポイント

社内の場合はチャットツールなどを使うこともあるかもしれませんが、基本的にはメールと一緒で、社内とはいえ砕けすぎず、必要な情報を端的に伝えるようにしましょう。

また、社内の場合は、社外の案件の方が優先となりますので、時間などもきっちり指定して対応を促すようにしましょう。

ただし、「遅れております」や「まだでしょうか」といった直接的な言葉は使わず、「その後の進捗はいかがでしょうか」など、忘れていた場合に気づけるよう、やんわりと催促するようにしましょう。

入金を催促する強めのメール例文

ポイント

今回は何かしらのサービスを利用している上で、入金がないお客様を相手に強めに催促のメールを送るサンプル事例となります。

ポイントとしては、事実としてこちら側の手違いの可能性もゼロではないため、「早く支払ってください」といった直接的な表現は避け、あくまで「ご確認のお願い」に留めておくのが無難です。

また、入金がないままだとどのようなペナルティがあるのかという部分で、相手の行動を促しましょう。

見積の返信を促す催促メール例文

ポイント

相手との関係性にもよりますが、見積の返信を促したい際に、見積のために一度会って話をしている場合は催促メールを送るよりも、電話で状況をヒアリングする方がおすすめです。

見積の次は発注となるため、金額以外に発注の阻害となっている理由をしっかり聞き出すようにしましょう。

ただし、相手が単に忘れている場合もありますので、その場合は上記の催促メール内容を参考に連絡をいれるようにしましょう。

催促メール返信の返信メール例文

ポイント

催促メールに対して返事をいただいたら、対応いただいた事への感謝と、返事を受け取った旨を簡潔に伝えるメールを返信しましょう。

また、やり取りが続く場合は次のアクションを明確にして、期日を決めて対応していきましょう。

催促メールを送る際も相手への配慮を忘れずに

今回はビジネス上のメールのやり取りの中で、返信が来ない時に催促メールを送る際の例文やマナーについて紹介いたしました。

催促メールを送らないコツは、最初のやり取りの時に返信の期日をちゃんと決めておくことです。期日を決めたうえで相手からの返信がない場合は催促メールを送りましょう。

待っている状態でなかなか返事が来ないとついつい感情的になってしまいがちですが、まずはじめにこちらに不備が無いかを確認しましょう。

その上で、相手から期日を超えても連絡が来ない場合は催促の連絡をしますが、相手にも何かしらの事情がある可能性も高いです。こちらの都合ではなく、相手に配慮して忘れていることを責めるのではなく「確認のお願い」を促すようにしましょう。

こちらから相手に不快な思いをさせる言い回しは極力避けつつ、どんな時でも感謝の気持ちと相手の立場に立つ余裕を持つようにしましょう。

今回は以上となります。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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