【コピペ用例文付き】アポイント日程調整メールの書き方とポイント！返信・リスケ例文と注意点も

ビジネスで必ずと言ってよいほど必要になってくるのが、取引先や関係会社との打ち合わせです。

実際に「会う」となると、相手と連絡を取り合ってアポイントが取れた後に、メールでいつ打ち合わせが可能かの日程調整のやり取りをすることになります。

しかし、いざメールを送ろうとした時に、自分で書いた内容で合っているかどうか、これでよいのかと不安になることもありますよね。

そこで今回は、客先にいくアポイントが獲れた時の日程調整メールの書き方についてコピペして使える例文付きでご紹介します。

アポイントはまだ獲れてなくてこれからアポイントをとりたい！

という場合は、以下の記事でアポイントメールの書き方を紹介しておりますので、よろしければご参考にしてください。

＞＞　【例文あり】アポイントメールの書き方！件名と本文をシーン別にわかりやすく紹介

それでは日程調整メールの書き方をみていきましょう。

日程調整メールの書き方

電話などでアポが取れた際にメールで日程調整を行うことになりますが、必ずメールで送って記録を残しておくようにしましょう。口頭などだけで済ましてしまうと、万が一忘れてしまった場合にお客さんにも迷惑がかかってしまいます。

また、日程調整メールの役割としては以下の要素を必ず盛り込みます。

件名に具体的な案件内容を入れる

日程調整メールの件名には、具体的でわかりやすい内容を入れます。

会社名や自分の名前などではなく、「〇〇のお打ち合わせ日程調整について」など、どの案件のなんの話かがわかるような件名にしましょう。

宛名は正式名称で書く

件名の次は本文を書いていきますが、本文の最初には相手の宛名が入ります。

この時の注意点として、会社名は端折らずに正式名称で書きましょう。「株式会社」「有限会社」などの会社名や部署名もしっかり記載します。（株）や（有）などと略さないようにしましょう。

名前には「様」をつけて、役職や会社に「様」をつけないように注意しましょう。

挨拶

相手の名前を入れた後には挨拶を入れます。初めてメールを送る場合は「お世話になります。」2回目以降の場合は「いつもお世話になっております。」と記載します。

挨拶の後は、自分の社名と名前を入れます。宛名を入れる時と同様、自分の名前も（株）などと略さずに、正式名称と名前を入れましょう。

日程調整

挨拶の後には、日程調整の候補日を入れます。日程候補は日付だけでなく時間も合わせて提示し、また候補日は1日だけでなく2個以上、できれば3個が理想です。

同じ日で違う時間を候補として二つ用意しても問題ありませんが、その場合は候補数は3から4個、用意するようにしましょう。

時間については、一般的には1時間となります。同じ日内の広範囲で時間を指定しても問題はないですが、提示した期間が他のお客さんに提示出来なくなる点と、他のお客さんの予定とのダブルブッキングには注意しましょう。

例えば上記の表記ですと、「2時間の中で都合の良い時間帯を選んでください」という意図になりますが、お客さんに「え！？そんな長い時間打ち合わせするの？」と勘違いさせてしまったり、時間が選べるがゆえに迷ってしまうこともあります。

先ほどご説明したように、複数のアポイントを取る場合に管理ミスでアポイントのダブルブッキングしてしまう恐れがあるため、1時間単位で3～4個の候補を提示し、合わなかった場合はその時にお互いが空いている時間で再度、日程を調整する方法がおすすめです。

締め

日程候補の内容を書き終わったら締めの言葉を記載します。「ご都合が合わない場合はお打ち合わせ可能な日程候補をいただけますと幸いです。」など、万が一、予定が合わなかった時の配慮も添えておきましょう。

メールは「以上となります。ご検討のほどよろしくお願いいたします。」とお伺いする内容で締めましょう。

シーン別日程調整コピペ用メール例文

それでは次に、具体的にどんなメールを送ったらよいのか、アポイント日程調整メールの例文をみていきましょう。

コピペの上、宛名や名前を変更してお使いください。

アポイント日程調整メール

日程候補をもらう場合

候補日が少ない場合

日程調整メールの返信：問題ない場合

日程調整メールの返信：都合がつかない場合

リスケを依頼する場合

リスケを依頼された場合

日程調整メールを送る時の注意点

最後に日程調整メールを送る時の注意点について紹介します。

宛先、名前、内容に間違いがないか再チェックする

どんなに日程調整内容をしっかり書いても、相手の名前を間違えていたら大変失礼ですし、宛先を間違えていたら届きません。

日程調整以外の内容や、宛先、名前部分も間違いがないか再度しっかり確認しましょう。

相手との関係性を考慮する

今回は基本的に、電話をした後にアポイントを取ったお客さんの客先へ伺う設定で例文を用意いたしました。日程調整をするにあたっても、相手との関係性によって書くべき内容やどこまで配慮すべきかも変わってきます。

例えばグループ会社の相手だったり、社内の場合はもう少しフランクで大丈夫であったり、場合によってはこちらから伺わなくても、来ていただいた方が効率が良かったりする場合もあります。

日程調整メール内容については、相手との関係性を考慮したうえで文面も調整しましょう。

日程調整の候補日は複数設定する

日程調整メール文例にありました「候補日が少ない場合」などは致し方ありませんが、基本的には日程調整の候補については複数、用意しましょう。

また、相手が悩まずにすむよう、1時間区切りでピンポイントの候補日時を3～4点ほど用意するのがおすすめです。

自分なりにカスタマイズしてパターンを用意しておこう

今回は客先のアポイントを取った時の日程調整メールの書き方とポイントについて紹介しました。

今回紹介した例文はコピペしてお使いいただいてＯＫですが、できればご自身の状況や用途に合わせた、自分なりにカスタマイズした日程調整メールのパターンを複数用意しておきましょう。

メモ帳やクラウドツール、あればメーラーのテンプレートなどに登録しておくと便利です。

注意点として、過去の自分の送信メールをコピペして日程調整メールを送るのはやめましょう。理由としては、過去のメールをコピペしてしまうと修正が必要になりますが、宛名や内容が修正しきれてなかったり、修正が漏れることで誤った内容を先方にメールで送ってしまう可能性が高くなってしまうためです。

パターンを用意する際は、あくまで変更しなければいけない内容の部分は▲▲や●●などをいれて、送る前に変更しなければいけないことに気づき易くしておくと良いです。

ぜひ、今回の内容を参考に、あなたなりの日程調整メールテンプレートを作成してみてください。

今回は以上です。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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