【例文あり】ビジネスメールでお礼メールを送る時のマナーと感謝を伝える書き方　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

ビジネスにおいて重要になってくるのが、自社、他社での対人における関係性の構築です。ビジネスの現場においてすべてを対面で行うのは無理があります。そこでどんなツールが使われているかというと、メールです。

ところが、メールは対面でのコミュニケーションよりも難しく、気を付けないと相手に冷たい印象を与えてしまいかねません。

お客さんや取引相手があってのビジネスです。相手に対して感謝の気持ちがしっかり伝わるメールを送るためにはどのようなポイントを意識したらよいのでしょうか。

そこで今回は、ビジネスシーンでお礼メールを送る時のポイントや書き方、マナーについてまとめました。

お礼メールを送る時のマナーとポイント

お礼メールはビジネスシーンにおいてさまざまなシチュエーションで送りますが、まずはお礼メールを送る時のマナーや、意識すべきポイントについてみていきましょう。

可能な限りすぐに送る

お礼メールを送るタイミングについてですが、出来るだけ早いタイミングで送るようにしましょう。

今はビジネスのスピードがどんどん早くなってきていますから、お礼メール一つとってもすぐお送りする方が望ましいです。メールの作成にそんなに時間がかかるものでもないですし、優先順位は高めでさっと送るようにしましょう。

その方が相手の記憶にも残りやすいですし、ビジネスもスムーズに進みます。お礼メールは出来れば当日中、遅くとも翌日中には送るようにしましょう。

気づいてもらえる件名で

お礼メールを送った相手が最初に目につく部分がメールの件名です。

件名はできるかぎりわかりやすく、なんの用件なのかがわかる内容にしましょう。例えば「○○のお礼」など、案件名や内容と「お礼」のキーワードをメールの件名に盛り込むようにしましょう。

「取り急ぎ」の言葉を使わない

お礼メールを送る時に注意したいのが、「取り急ぎ」という言葉を使わないことです。

実際にメールをやり取りする際にみる「取り急ぎ」の表現ですが、意味合いとしては「すべての準備が整ってるわけではないですがとりあえず送ります」や「ちゃんとした内容を後でおくるのでいったんこちらで。」といったニュアンスを含みます。

「お礼を伝える」という趣旨で「とりあえず」や「いったんこちら」という意図の言葉を使ってしまうと、「ぞんざいな扱いを受けた」「軽い感じ」といったマイナスのイメージを持つ人も少なくありません。

もちろん、使っても問題ない場合も多いかもしれませんが、相手に不快感を与える可能性のある言葉使いは控えておく方が無難です。

似た内容で送りたい場合は「まずは御礼申し上げます。」などと言い換えるようにしましょう。

具体的な内容を盛り込む

「お礼メールはなるべく早めに送る」というポイントがありますが、あらかじめ用意した「お礼メール用コピペテンプレ」を使うのはあまり好ましくありません。

社交辞令的に送った内容だと思われると、印象にも残らないですし、感謝の気持ちも伝わりにくくなります。

ですので、おすすめの内容としては、相手との関係性や案件内容、話の中で出た、具体的な内容やエピソードを盛り込むことをおすすめします。何に感謝しているのか、という部分にあたります。

相手と自分の関係性において、次回どうしたい、今後どうしたい、自分がどう感じた、など、具体的な内容を盛り込むことで、より感謝の気持ちも伝わりやすくなり、相手からのあなたの印象も残りやすくなるでしょう。

ビジネスシーン別のお礼メール例文

お礼メールを書く時のポイントやマナーを確認したところで、ここからは実際にお礼メールを送る時のシチュエーション別、メール事例をいくつか紹介します。

テレアポの初商談相手に送るお礼メール

ポイント

こちらのシチュエーションでは相手と初対面となりますので、相手を立てつつ話の中で出てきた先方のリアクションや話の具体的な内容に触れるようにしましょう。

既存顧客の新しい担当相手に送るお礼メール

ポイント

こちらはクライアントの担当変更のご挨拶に伺った後にお礼メールを送るシチュエーションとなります。

担当が変更になると取引関係にも変化が生まれやすいので、いつもお世話になっているという感謝を示しつつ、お互いに連絡が取りやすい関係性を構築できるようにしましょう。

社内の他部署の人に協力してもらった時のお礼メール

ポイント

今回のシチュエーションは社内の他部署の人へお礼メールを送るシチュエーションとなります。ポイントとしては、同じ社内だとつい、なあなあになってしまいがちですが、手伝ってもらった際は、しっかりお礼の気持ちを込めてメールを送るようにしましょう。

来社いただいた相手に送る時のお礼メール

ポイント

今回はこちらが他社より提案を受けた際に、相手に送るお礼メール内容事例となります。

何か提案をいただいた際には、返答期日を明記すると相手も安心できます。また、冒頭の文面について、当日がもし雨だった場合は「本日はお足元の悪い中」など、悪天候を気遣う文面を盛り込むようにしましょう。

お礼メールのポイントは最低限のマナーと後はちょっとした気遣い

今回はビジネスメールでお礼メールを送る時のマナーと、感謝を伝える書き方を例文付きでご紹介しました。

どうしてもメールだと、実際に対面で話すよりも定型文を使った機械的な内容になりがちです。お礼の気持ちをしっかり伝えるためには、実際の気持ちや、今度どうしたいというリアクションを文面に起こして表現する必要があります。

お礼メールはコピペが難しい内容になりますが、いつもの定型文に少しの気遣いを入れることで相手に暖かい印象を与えることができます。

感謝の気持ちを思ってるだけでなく、メールでもしっかり文面で伝えることで、社内、社外問わず、良い関係性を築いていけるよう心がけたいものですね。

今回は以上です。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

キャンバスでは、ホームページ制作、ランディングページ制作などを通して顧客のデジタルマーケティング領域の課題を解決してまいります。集客にお困りの方はお気軽にお問い合わせください。