【例文あり】ビジネスメールで訂正メールを送る時の書き方とマナー

メールを送る時に内容をしっかりチェックしてから送るのはビジネスマンとして常識です。

しかし、ちゃんとチェックしていても人間ですのでうっかり間違えた内容のメールを送信してしまうこともあります。

そんな場合、思わず焦ってしまう気持ちはわかりますが、慌てて連絡をしてしまうとミスを繰り返してドツボにはまってしまう恐れがあります。

そこで今回は、相手に不快に思われないために、ビジネスシーンで訂正メールを送る時の書き方や注意点、気を付けるべきマナーについて紹介します。

ミスに気づいたらすぐに訂正メールを再送する

メールでミスが発生した場合、まずは社内の上長に報告し相手へお詫びのメールを送る迅速な対応が大切です。

不信感を与えて今後の関係性にも影響が起こることもありますので、謝罪と報告そして場合によっては送ったメールの削除対応も依頼します。

ミスをしないのが一番良いことではありますが、どうしてもミスをしてしまうことはあります。重要なのは、ミスの後にどのような対応をしたのかと、リカバリーのスピードです。

今回の訂正メールの書き方を参考に、相手に不快に思われることを避けつつ、今後はミスを起こさないような仕組み作りをしていきましょう。

訂正メールの書き方

訂正メールは、お詫びで始めてお詫びで締めることが鉄則です。

ポイントは二点あります。一つ目は要点をまとめて簡潔な文にすることと、二つ目は件名で重要度を伝えることです。

謝罪の気持ちは必要ですが、そればかりを書きすぎて文章が長くなると重要なポイントが分かりにくくなります。

また、ミスが発生したあとは焦っていて、再度ミスを起こす可能性が非常に高いです。訂正メールを送信する際は、再度間違いを起こさないように、細心の注意を払う必要があります。

ここでは、訂正メールの「件名」「本文」をどのように作成すればよいか、順を追ってみていきましょう。

メールの件名

訂正メールの件名は重要性が伝わるように強調します。

また、どの案件に対するお詫びか分かりやすいように、「【重要】●●についてのお詫び」　「【●●に関するお詫び】」といった件名を使用しましょう。

ビジネスシーンでは、相手が多くのメールを受信していると仮定して、メールを確実に見てもらえるような工夫が必要です。

あとは、発生した日付「●月●日●●のお詫び」や、会社名「●●のお詫び（株式会社●●）」などと書く方法もあります。

冒頭のメールテキスト内容

訂正メールでの冒頭は、「平素よりお世話になっております。株式会社●●の●●でございます。」と挨拶を書きます。

その後にすぐ「この度は、●●の件でご迷惑をお掛けして、誠に申し訳ございません。」とお詫びの言葉を続けます。

訂正する内容・理由を記載する

間違えていた部分と訂正する部分の情報も並べて「正誤」を明確に記載します。

正：●●
誤：○○

今後の対応を提示する

お詫びや訂正の内容を書いたら「今後の対応に関しまして、＊＊＊」など具体的な今後の対応策について言及します。

「同様の問題が発生しないよう努めてまいります」と再発防止に対する姿勢や体制も明記しましょう。

締めに「どうか今後ともご指導ご鞭撻賜りますようお願い申し上げます。」「今後ともお引き立てのほどどうぞよろしくお願いいたします。」など、継続して取引をさせていただきたい旨を伝えましょう。

訂正メール例文集【ビジネスシーン別】

ここでは、間違いを記載したまま送ってしまったメールに対して、訂正メールを送信する時の文例集を紹介します。

メール内容について間違えた内容でお詫びや訂正すべきメールのパターンは代わってきます。

ここではよくある訂正メールを例文でご紹介しますので、必要に応じて内容を修正の上、テンプレートパターンとしてご活用ください。

相手の名前表記間違いの訂正メール例文

ポイント

こちらからメールを送った際に、名前を間違えられた相手は一発で気が付きます。

また、名前の記載間違いに対して、相手が不快に思っているかそうでないかはこちらからはわからないことです。

ですので、「注意力がない人なんだな。」と思われないためにも、記載間違いに気づき次第、訂正のメールを送るようにしましょう。

ファイル添付内容の訂正メール例文

ポイント

ファイル添付間違いの場合は、どんなファイルを間違えて送ってしまったのかがポイントになります。

同じ会社に送るようであればまだ良いのですが、他社や相手の会社の競合だったりしたら最悪です。

場合によっては大問題になるケースもありますので、今後、同じ間違いを犯さないように、メールに添付したファイルはかならず送る前に一度開いて内容を確認してから送信するようにしましょう。

見積内容の訂正メール例文

ポイント

お見積りメールは社内でもんだ後に何パターン化作成することもあるので、自分のパソコンに同一案件で複数の見積ファイルがあったりすると、間違えて送ってしまいやすいです。

また、間違えてしまうと、相手も先にもらったのが正しかったの、後にもらった見積書が正しかったのか、間違えているのどれなのかがこんがらがってしまうこともあります。

見積書の訂正メールを送った後には、どちらが正規の金額なのかの念押しをするためにも、相手先にメールだけでなく電話もしてリマインドを怠らないようにしましょう。

訂正メールは正確及び迅速に

今回はメールで間違えた内容を送ってしまった後に、訂正メールを送る際の注意点や内容、例文についてご紹介しました。

人間なのでどうしてもミスをしてしまうことはありますが、重要なのは再発防止に務めることと、間違えたことに対して真摯に対応する姿勢です。間違いに気づいたら、早急に事実関係を整理の上、迅速に訂正メールを送るようにしましょう。

また、重要度を鑑みた上で、相手によっては訂正メールを送った後に電話で連絡を入れるか、アポを取って先方までご挨拶に行くという選択肢もあります。

逃げずに真摯に対応することで、雨降って地が固まることもありますので、 間違えたミスに対しては、誠実、迅速な対応を心がけましょう。

今回は以上となります。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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