【BtoBマーケター必見】ウェビナーの始め方

はじめに

最近、よく耳にするようになった「ウェビナー」。

「これまでのセミナーと何が違うの？」
「自社でもウェビナーを取り入れてみたいが、どうやって準備すればいいの？」
「上司からウェビナーを開催するように言われて、困っている・・」

といった疑問や不安をお持ちではないでしょうか？

これからウェビナーの開催を検討する方、やり方がわからずお悩みの方に向けて、実際に弊社のウェビナー開催経験をもとに、ウェビナー実施のためのヒントをこの記事にまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

なぜ今、ウェビナーが注目されているのか？~メリット・デメリットを踏まえて~

「ウェビナー（Webinar）」とは「ウェブ（Web）」と「セミナー（Seminar）」を組み合わた言葉で、インターネット上で実施するセミナーのことです。

最近では多くの企業が実施していますが、オフラインで行われるセミナーとは何が異なるのでしょうか？それぞれのメリット・デメリットを見てみましょう。

■ウェビナー（オンラインセミナー）のメリット

• セミナー会場代がかからない
• 会場への移動の手間がかからない
• 気軽に参加してもらえる
• 場所にとらわれないため集客力が高い

■ウェビナーのデメリット

• 通信環境により受講できないことがある
• 受講者の集中が途切れることがある

■オフラインのセミナーのメリット

• インターネット環境が不要
• 受講者の様子が見える
• 途中離脱されづらい
• 講師と受講者が直接話ができる

■オフラインのセミナーのデメリット

• セミナー会場の確保が必要
• セミナー会場への移動時間がかかる

オンライン、オフラインともにどちらもメリットがありますが、ウィズコロナ時代では手軽に開催／参加でき、参加者を集めやすいウェビナーが、効果的なコミュニケーション手段として注目を集めています。

ウェビナーの企画の立て方

ウェビナーを実施するにあたって、もっとも重要なのがウェビナーの企画立案です。

まずは、何のためにウェビナーを実施するのか、目的をしっかりと考える必要があります。

目的が決まったら、次は誰に向けて何を伝えるのか「ターゲット」と「コンテンツ」を決めていきましょう。

自社や商品の販売状況に応じて目的を設定し、それに沿ったコンテンツにすることが重要です。たとえば、以下のような目的とコンテンツの組み合わせが考えられます。下の画像が、ウェビナー企画の上で参照する、マーケティングファネルです。

「潜在顧客」のリードを増やしたい場合

→業界に関係するトレンド情報、著名人による公演

「まだまだ顧客」を「もうすぐ顧客」に育成したい場合

→業務に役立つノウハウや、自社商品の導入事例の紹介

「もうすぐ顧客」との商談を進めたい場合

→商品のデモ等の具体的説明、ディスカッション形式

「共催」という手段でリードの獲得

参加者にとってメリットがある場合、他の企業との共催がおすすめです。自社では接点がなかった顧客へのアプローチが可能になります。

また、数値目標の設定も重要です。申込者数や参加者数、商談数、見積提出数、受注件数・売上などを、ウェビナー開催の目的にあわせて目標を設定します。実施後に振り返り、PDCAを回していきましょう。

ウェビナーツールの選定

ウェビナーを実施するにはウェビナー開催用のツールを導入するとよいでしょう。

さまざまなツールがあり日々進化しています。実施するウェビナーの内容や対象者、使い勝手、自社のシステム導入基準等を勘案してツールを選定しましょう。

■代表的なツール名とURL

1. Zoom
2. コクリポ　
3. ネクポリ　
4. V-CUBEセミナー　
5. Jストリーム　
6. GigaCast
7. Teams 
8. Cisco Bebex 

弊社ではZoomを使用して、ウェビナーを開催しています。

■ツール選定時の確認項目（例）

・配信可能人数・配信可能時間・配信サポート・スタジオ利用・申込み管理機能・モバイル対応・価格・セキュリティ・録画機能・アンケート機能・分析機能・資料共有機能・リアルタイムチャット・プレゼン中の動画挿入・字幕機能など。弊社では、・安定した配信・セキュリティ・申し込み管理機能（ウェビナー直前や開催中の申し込みでもウェビナー参加可能）・そのほか、便利機能（チャット機能、アンケート機能、録画機能、共同主催者との二元中継など）を重視して、ウェビナー開催ツールとして、Zoomを選定しました。

ウェビナーの集客手法について

ウェビナーの企画とツールが決まったら、次は集客です。開催日に合わせて対象者に周知しましょう。

必ず必要になるのはウェビナーの予約受付をするためのWEBページ（予約フォーム）です。ウェビナーツールによってはツール内に予約フォームを設置できるものもあります。ウェビナーに参加してほしいターゲットに合わせて、以下のメディアを適宜組み合わせて予約フォームに呼び込みましょう。下記が、主な集客手法の一覧です。ぜひご参照ください。

1. ホームページ
2. 自社ブログ
3. 自社SNS
4. セミナー・イベント情報のポータルサイト
5. 業界のセミナー情報掲載サイト
6. リスティング広告
7. SNS広告（Facebook,Instagram,Twitter,LinkedIn）
8. ディスプレイ広告
9. 動画広告
10. メールマーケティング
11. インサイドセールスからお知らせ（メール・電話等）
12. 営業担当者からお知らせ（メール、電話、チラシ等）

必要な機材・用意しておくと良い機材

ウェビナーならではの気をつかうポイントは、配線環境の整備です。

通信が途切れてしまう、雑音が聞こえるなどの不具合が生じてしまうと参加者に不快な思いをさせてしまいます。そのようなことがないよう注意して環境を整備しましょう。

用意してくとよい機材

1. 配信用PC　※必須
2. 予備の配信用PC
3. マイク
4. WEBカメラ
5. リングライト

PCは、利用するウェビナーツールが推奨するスペックのPCを用意するようにしましょう。

また、予備のPCを用意しておくことをお勧めしまう。なんらかの影響でPCが使えなくなってしまった際に、すぐに交換して使えるようにしておくと良いです。 マイク、WEBカメラ、ライトなどを用意することで、講演者の声と顔をはっきり明るく配信することが可能となります

必要な資料・用意しておくとよい資料

ウェビナーで不可欠な資料は、講師が使用するウェビナーコンテンツのスライドですが、そのほかにも準備しておくと良いコンテンツや、ウェビナー中にすぐに確認できるようにしておくと安心な資料がありますので、紹介します。

参加者に向けた資料

1. ウェビナー用のスライド資料　※必須
2. ウェビナー開始前の待受画面
3. ウェビナー中に実施するアンケート
4. ウェビナー終了後に実施するアンケート

アンケートの設計について

アンケートは参加者の現状や課題、率直な意見を聞けるチャンスです。ウェビナー後に参加者に対して次のアクションが取りやすくなるよう、BANT条件が読み取れる質問を入れるとよいでしょう。

• B=Budget、予算
• A=Authority、決裁権
• N=Needs、必要性
• T=Timeframe、時期

そのほか、ウェビナー自体の感想を聞いて次回以降の改善につなげましょう。

ウェビナー運営担当者用の資料

1. 当日のタスク一覧と役割分担票
2. 使用する機材のリスト
3. 機材のセッティング手順書兼チェックリスト
4. ウェビナーのタイムテーブル

リアルタイムで実施するウェビナーでは特に抜け漏れなく準備する必要があります。

上記の資料は、一度「運営マニュアル」として整理すれば、次回以降も活用でき、効率化に役立ちます。本番では、用意したタイムテーブルを確認しながら進行しましょう。

ウェビナーのリハーサルについて

機材も用意もできた後は、準備の最終仕上げとして「通しのリハーサル」の実施を強くお勧めします。普段ウェブ会議をしているからと必要性を感じなくても、ウェブ会議とウェビナーでは段取りが異なるため、必ずリハーサルを実施しましょう。何かしら問題点が見えてきますので、改善をしながら万全の準備をしましょう。

リハーサルのやりかた

なるべく本番と同じ環境で実施しましょう。これにより、即座に改善策を検討し、共有して当日にのぞむことができます。

講師と運営担当者の連携が不可欠

リハーサルを実施すると、予期していなかったトラブルも発生するものです。

トラブル時、運営担当者は、速やかに不具合を解消し、講師は落ち着いて参加者に状況を説明するという重要な役割を担います。参加者に不快な思いをさせないようアクシデントに迅速に対応するには、講師と運営担当者の連携が不可欠です。

ウェビナーの有効活用で顧客を開拓

ウェビナーは、開催がゴールではありません。マーケティング活動の一環として開催するウェビナーは、開催後の活動が非常に重要です。

ウェビナー後の活動の指針となるのが、アンケートで取得した情報・滞在時間・チャットでの発言などの情報です。明確に購買意欲を示した参加者にはすぐに営業担当から連絡、一方で気軽に参加しやすいウェビナーでは「なんとなく」や「情報収集」の方も数多くいらっしゃるはずです。

このような方々には継続的なコンタクトを取っていきましょう。アンケートでは把握しきれなかった参加者の状況を電話やメールでヒアリングするインサイドセールスの活動が重要です。

まとめ

このご時世の中、ウェビナーを利用してお客様の商材に関する興味関心を高め、顧客育成していく事は重要な要素となってきております。

また、今後の売り上げを確保するには、ウェビナーを含めた様々なデジタルマーケティングを用いた手法で顧客に対してアプローチを行っていく必要があります。詳しくは、デジタルマーケティングの具体的な手法について解説した、下記の無料お役立ち資料をご参照ください。