【ビジネス】角が立たない断り方！メールの書き方を例文とあわせて。関係性を壊さずに上手にお断りしよう
ビジネスにおいて営業活動をしていると、お誘いはすべて受けて立ちたいところではありますが、予定が重なったり、他に優先すべきことがあったりして、現実的には相手にお断りの連絡をせざるを得ない状況も出てきます。
しかし、断り方一つで相手からの心象は良くも悪くもなります。ましてやビジネスでは、なにがどう転ぶかは予測がつかないです。なので、どのような相手の取引先であれ、断る際も上手にお断りして次につなげていきたいもの。
そこで今回は、相手からのお誘いや営業活動を上手に断りつつも、関係性を壊さずに立ち回るためのビジネスメールの書き方を例文付きでご紹介します。
目次
お断りの注意点とポイント
まずはお断りメールを送る際の、注意すべき部分と押さえておきたいポイントを3つ、見ていきましょう。
はっきりと断る
良くないのは、「断るとバツが悪いから」といって、相手の連絡に対して曖昧に応えたり、返事をまったくしないことです。
その場しのぎの回答や、そのまま忘れてスルーしてしまうと、相手は「軽んじられた」と感じてしまい、関係性はかえって悪化してしまいます。
相手に配慮しつつも、相手のオファーや要望に応えられない旨を、お断りのメールではっきりと伝えるようにしましょう。
クッション言葉を入れる
文章で連絡を送る際は、口頭で伝えるときよりも冷たく感じさせてしまいがちです。
お断りする場合であればなおさらのことですので、単に断るだけでなく、クッションとなる言葉づかいで、はっきり断りつつも言葉じりはやんわりとさせましょう。
同じことを伝える際でもやんわりとさせるコツは、ビジネス冠詞を使う方法です。
いくつか事例を紹介いたします。
「今回は見送らせていただきます。」や「お断りいたします」など、いきなり結論をテキストで送ってしまうとずいぶん冷たい印象を与えてしまいます。
ですので、上記のようなビジネス冠詞を伝えたいことの前につけることで「いただいたお話で大変恐縮ではございますが今回は見送らせていただきます。」などと、いくぶんやわらかい印象を与えることが可能となります。
相手への気遣いを忘れずに
先ほどのビジネス冠詞と重複する部分でもありますが、大事なポイントとしては相手の立場や関係性を考慮して、断るにしても相手を応援したり感謝するなど気遣いの気持ちを持つことが大切です。
例えば何かの会に誘われたけど応えられない場合は「○○のご成功をお祈り申し上げます。」や、アポイントを断る場合でも「大変ありがたいお話ではありますが」など、相手を立てて今後に繋がるような一文を入れると、相手の心象をよくすることができます。
角が立たないお断りメールの書き方
それでは次に、断る際に角が立たないメールの書き方について紹介します。メールを作成する流れでみていきましょう。
感謝を伝える
メールの件名と宛先を入れたら、「お世話になっております。」など、冒頭の挨拶を作成します。
挨拶の後に自社の企業名と名前を名乗った後、本題に入る前に相手からの提案や、依頼いただいたことに対しての感謝の気持ちを伝えます。
はっきりお断りの内容を盛り込む
次に、はっきりと相手の提案や依頼に応えられない旨を伝えます。
先ほど紹介したビジネス冠詞を上手に使いましょう。
お断りする理由を記述する
お断りの理由もちゃんと書きます。
相手が納得の行く理由を簡潔に記載しましょう。
お詫びの文言を入れる
お断りした後は、しっかりお詫びの文章をいれましょう。
関係性を考慮した文章を入れる
参加は出来ないけど成功を祈っていることや、要望には答えられないけど感謝してる旨など、前向きな内容を盛り込んで本文をしめくくりましょう。
断り方のメール例文
それでは次に、実際によくあるケースでいくつかお断りのメール文章の事例をみていきましょう。
提案を受けた時
本文：
株式会社○○
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の■■です。
ご連絡いただきましてありがとうございます。
ご提案いただきました▲▲の件につきまして、
大変恐縮ではございますが（理由）のため、今回は見送らせていただきます。
また機会がございましたらぜひお願いできればと思います。
御社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
コンペに落選した時
本文：
株式会社○○
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の■■です。
先日は▲▲の件でご提案いただきましてありがとうございました。
社内にて慎重に検討しました結果、
まことに残念ながら今回は見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えない内容となり申し訳ございません。
御社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
誘われた時
株式会社○○
□□様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の■■です。
貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
この度は▲▲祝賀会へのご招待をいただき、ありがとうございます。
せっかくのご招待をいただいたところで大変恐縮ではございますが、
他の予定が入ってしまっており、今回は参加を見送らせていただきます。
ご期待に添えずに申し訳ございません。
また、次の機会がございましたらぜひともお声がけくださいませ。
取り急ぎメールにて失礼いたします。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
相手への配慮と気配りを忘れずに！
今回は相手にお断りの連絡をせざるを得ない状況で、ビジネス上の関係性を壊さずにやんわりとお断りする方法について紹介しました。
ポイントとしては、「答えられない」という事実ははっきりと伝えつつも、直接的になり過ぎないように、ビジネス冠詞を使ったり、いつもより丁寧な言葉使いでお断りのメールを送るようにしましょう。
ビジネスでは、どの企業とどんな関係になるかわかりません。どんな相手に対しても敬意を持ち、丁寧な返事と対応を心がけるようにしましょう。
今回は以上です。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。
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