会議に使う「アジェンダ」の意味と書き方！効率的に会議を進めるためのポイントを抑えよう【コピペ用テンプレート付き】
会社は組織で動いていきますので、複数人が一緒に働いていれば必ずといってもいいほど発生するのが会議です。しかし、この会議というのがなかなかに厄介で、気を付けないと、とんでもない時間泥棒をされてしまうことが往々にしてあります。
そんな時に不毛な時間を会議中に生みださないようにする方法が「アジェンダ」を用意しておくことです。今回は会議で使用するアジェンダの意味や書き方について紹介します。
目次
会議に使う「アジェンダ」の意味と目的
まずはアジェンダの意味や目的についてみていきましょう。
アジェンダの意味
会議の時に使うアジェンダですが、英語のことばとしては課題、予定、意図、といった意味があります。
日本におけるビジネス用語としては、そこから派生して会議を円滑に行うためにまとめた情報を事前に用意すること、といった意味で使われています。
アジェンダの目的
会議の前に先んじてアジェンダを用意しておく目的は以下の通りです。
それぞれ詳しくみていきましょう。
会議の目的を明確にする
「会議の目的を明確にする」というのは、言い換えると「会議で何を決めるかのコンセンサスをとっておく」という意味でもあります。
コンセンサスというのは参加者全員の意識を一致させることで、「わからない、進められないから、関係者を集めて話し合う」といった、あいまいな目的で会議を始めてしまうと、目的が何なのかわからない会議になってしまいます。
ですので、事前にアジェンダで会議の目的を明確にしておく必要があります。
会議中に横道をそれないようにする
会議に目的が決まっていても、会議中に「そういえばあれって…」と関連する話にそれたり、「そもそもこれってさぁ…」などと、そもそも論に発展しかねません。
そういったことを避けるように、事前にアジェンダで、「これを決めたらこれ」「次はこの話」といったアジェンダを用意しておくことで、会議中に横道をそれてしまうことを回避できます。
アジェンダ作成時のルール
次にアジェンダを作成するときのルールをみていきましょう。
会議時の進行スケジュールをイメージしておく
会議は複数人の時間を使うので、特にコストパフォーマンスを意識する必要があります。そのため、時間をしっかり決めておくのは元より、作成したアジェンダの各項目でそれぞれどれくらいの時間がかかりそうかを、おおよそでよいので事前にイメージしておきましょう。
詰め込み過ぎると時間ないに終わらず、必要な事項が決め切れなくなってしまうこともありますし、逆に少なすぎると内容が詰め切れずにまた会議を開かなければいけなくなり二度手間になってしまう可能性があります。
関係者には事前にアジェンダを共有しておく
会議内容や状況によっても変わってきますが、作成したアジェンダは可能な限り事前に参加者に共有しておくようにしましょう。
参加者が事前に話し合う内容を周知しておくことで準備する時間ができるため、会議の時間をより充実した内容にできる可能性が高まるためです。
アジェンダの書き方
次に具体的なアジェンダの書き方をみていきましょう。
項目・テーマを決める
アジェンダは以下の順番で作成するのがおすすめです。
- 会議名
- 会議の目的（ゴール設定）
- 開催日時
- 開催場所
- 参加者
- 議題（複数の場合は予定時間も）
- 配布資料
ポイントとして、アジェンダは文章で書かずに箇条書きにして、なるべく完結に書くように心がけましょう。
例えば、1つ目の「会議名」と2つ目の「会議の目的」は、2つ目の目的と会議名がイコールになるのであれば、会議名は端折ってしまってOKです。
各項目の書くべき内容は以下の通りです。
会議名
会議名は、ぱっと見でどんな会議内容なのかがわかる内容にします。名詞だけでなく「何をどうする」という部分の動詞まで入れると伝わり易くなります。
会議の目的
会議の目的の項目では、なぜこの会議を行い、何を決めるのかを明確に設定しましょう。何が決まればOKなのかを明確にしておく必要があります。
開催日時
開催日時については、間違いの無いように確認しながら設定しましょう。参加者のスケジュールも把握して、ブッキングしないように注意しましょう。
開催場所
開催場所も明確に記載しておきましょう。会議室名や部屋番号もしっかり明記し、抜けや漏れのないようにしましょう。
参加者
参加者もきちんと記載しておきましょう。可能な場合はいきなり予定を入れるのではなく、事前に本人に口頭で予定を入れるOKをもらってからアジェンダに記載しましょう。
議題
議題について何を話すのかを明記します。議題が複数ある場合は、会議の進行度合いにおける予定時間も記載しておきましょう。
配布資料
配布資料があれば、事前に資料もアジェンダに盛り込んでおきましょう。社内チャットツールなどを使用できる場合は、GoogleドライブやPDFなどでまとめておくと便利です。
アジェンダのテンプレート
最後にアジェンダのテンプレートをご用意しましたので、よろしければこちらをコピペしてご活用ください。
【日時】
【場所】
【出席者】
【議題】
１．
２．
３．
【配布資料】
有意義な会議にするためにわかりやすいアジェンダを作ろう
今回は会議に使う「アジェンダ」という言葉の意味や、具体的な書き方について紹介しました。
会議は複数人で行うために脱線しやすいです。会議がまとまるかどうかは事前にちゃんとしたアジェンダを用意できているかにかかわっているといっても過言ではありません。
今回の記事を参考に、効率的に会議を進めるためのアジェンダを作成していきましょう。
