【例文あり】ビジネスメールで欠席・不参加の連絡を送る時の書き方とマナー

ビジネスシーンにおいて、参加を予定していた会議やセミナーなどの時間で急に別の予定が入ってしまい、不参加とならざるを得なくなってしまうと焦りますよね。

断りを入れなければいけないのだけど、なんて連絡したらよいかついつい後回しになってしまったり。しかし、そのまま放っておくと相手との関係が悪化してしまったり、余計にきまずい状況になってしまいかねません。

そこで今回は、欠席や不参加のメールを相手に送る時のポイントやマナーについて、例文を出しながらわかりやすく紹介します。

欠席・不参加の連絡を送る時のマナー

欠席・不参加の連絡を相手に送る時には、いくつか押さえておかなければいけない最低限のマナーやルールがあります。

まずは、失礼の無いように連絡メールを送る時のマナーを紹介します。

無断欠席はNG

当然のことながら、参加すると言っておいて、連絡もなく不参加となるのは社会人としてNGです。もし、すでに無断欠席してしまった場合は、遅くても良いのでお詫びのメールを送っておきましょう。

欠席・不参加が決まり次第すぐ連絡する

予定していたイベントに欠席せざるをえない、もしくは不参加が決まった場合は確定しだい、可能な限り早く先方に連絡を入れるようにしましょう。

後回しにしてしまうと、そのまま忘れてしまったり、連絡が漏れてしまって相手に迷惑をかけてしまうこともあります。

当日の連絡はNG

参加の連絡を入れておきながら当日になって不参加、欠席の連絡を入れるのは控えましょう。

当日にメールだと、相手が見る暇がなくて結局、無断欠席扱いになってしまったり、ドタキャンのイメージが強くなってしまいます。

なるべく早めに欠席の連絡を入れるか、どうしても当日になってしまった場合は、電話で直接、不参加になる旨を本人に伝え、謝罪しましょう。

欠席・不参加の意思をはっきり伝える

一度、参加すると言った手間、きまづいかもしれませんが、出席できないという事実はかわりありませんので、曖昧にしたりせずに参加できない旨ははっきりと先方に告げるようにしましょう。

その際に、「それでは参加できませんね。」となる、相手に納得の行く理由をちゃんと添えるようにしましょう。

感謝の言葉を添える

参加できない旨はしっかりと伝えた上で、感謝の言葉を入れるのと、もし次回があるのであれば参加したいかどうかの意思も先方に伝えるようにしましょう。

欠席・不参加のメール例文

次に欠席・不参加の連絡を相手にメールで送る時の例文をいくつか紹介します。

社内会議・欠席の例文

ポイント

社内事情については、社外よりも優先度は下がります。ですが、社内であっても急な変更で迷惑をかけてしまうことは変わりありません。

参加できなくなった理由と、どのような対応を取ればよいのかについてしっかり確認しておきましょう。

また、参加が不可能になった後、自分がいなくても大丈夫なのか、居ないと話が進まない案件なのかによって連絡すべき内容も変わってきます。

状況を適切に判断しつつ、自分だけで判断できない場合は、不参加、欠席の連絡を入れる前に、上長に確認をとっておくようにしましょう。

社外会議・欠席の例文

ポイント

社外に欠席・不参加のメールを送る時は、社内よりも優先度は上がります。

上記の例文では、自分がいなくても成り立つ場合の会議を欠席するパターンとなりますが、自分が進行役であったり不在だと成り立たない場合は、日程をリスケするなり代役を立てるなどの配慮が必要となります。

食事会/祝賀会・欠席の例文

ポイント

食事会や祝賀会は好意でお誘いいただいていることが多く、また席数を確保していただいてることが多くなります。

直前だと空席になってしまい先方にもご迷惑がかかってしまうので、欠席がわかった段階で可能な限り早く連絡を先方に入れるようにしましょう。

また、申し訳ない気持ちをしっかり伝え、参加の意思があることを明確に提示しましょう。

気遣いと感謝の気持ちを忘れずにマナーをしっかり守ろう

ビジネスメールで先方に欠席や不参加の連絡を送る時には、それなりの気遣いやマナーが必要です。

メールだけだと、意識しないうちに相手にとって冷たい印象を与えてしまいがちです。ですので、なおさらのことを送る文章には気を使って作成することと、可能であれば後日でも良いので電話でのフォローを入れるようにしましょう。

スケジュールがブッキングしてしまったりして、どうしようか迷った場合は自分で勝手に判断せずに、いったん上長の指示を仰ぐようにしましょう。

今回は以上となります。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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