担当変更メールの書き方とマナー!後任者がスムーズに業務を引き継ぐポイントも解説

2022.07.26
担当変更メールの書き方とマナー!後任者がスムーズに業務を引き継ぐポイントも解説

人事異動や退職などで前任者がいなくなった、もしくは担当が変更になったときに、新担当が真っ先に行うことと言えば、担当変更メールです。

しかし、いざ自分が担当になったときに、どんなふうに、どんなタイミングで担当変更メールを送ればよいのか、悩んでしまうということも多いのではないでしょうか。

そこで今回は担当変更メールの書き方後任者がスムーズに業務を引き継ぐポイントを解説します。




社外宛に担当変更を連絡するときのマナー

担当が変更になったときに真っ先に行うべきことは対外的、つまり社外宛ての担当変更メールの送信です。ここでは、担当変更メールを送る時のタイミングやマナーについて紹介します。

前任者が顧客へ担当者が変わる旨のメールを送る

前任者は自分の担当していた顧客に対して「担当者が変更すること」「なぜ・いつ・誰が」「お礼」といった内容を送ります。

このメールは前任者からの送信ですので後任者はCCに入れてもらうか、メールを送ったか確認を取りましょう。

後任者は業務に関わる前に担当変更メールを送ること

顧客へは業務を始める前に必ず担当が変わった旨のメールを送りましょう。送らずに業務に関する連絡をすれば、相手は「知らない人からメールが来た」ということで警戒されてしまいます。

ですのでいきなり要件をメールで送るのではなく、出来ればご挨拶に伺うか、難しければ担当変更メールで「担当者が自分になったこと」「ご挨拶」を添えてメールを事前に送りましょう。

業務に影響しないタイミングで

タイミングも重要です。顧客と複雑な業務を行なっている、プロジェクトが佳境に掛かっているタイミングの担当変更の場合はトラブルになりがちです。

良くないタイミングで担当者変更のメールを送ってしまうと、進行中の業務に支障をきたすだけでなく、顧客にも不信感を与えてしまいかねません。

前任者や上司に確認したうえで、担当変更のメールはなるべく早い時期に送りましょう。

担当変更メールを送る際の注意点

担当変更メールを送る前にも注意しなければならないことがあります。それは、「顧客情報と業務内容を共有すること」と、「前任者がすでに退職済みの場合の対応方法」です。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

顧客情報と業務内容を前任者や社内担当者としっかり共有する

前任者が退職、育休などで離れる前に、しっかりと顧客の情報共有は徹底しましょう。ただでさえ、担当が変更になると顧客は不安になったり、身構えてしまいます。

担当が変更になっても安心いただけるように、現在の状況、過去の取引履歴や、将来的に対応する案件、顧客の特徴や対応方針など共有してもらい、一貫した対応ができるように心がけましょう。


情報が少ない場合は、自ら自発的に動いて情報を取りに行くよう心がけましょう。

前任者がすでに退職済みの場合は?

前任者が既に退職済みで、引き継ぎはしているものの、事前に前任者が担当変更のメールを送っていなかったなどのイレギュラーがあった場合は、さらに注意が必要です。

前任者が退職した旨を説明し、相手に不安を与えないためにも、ご挨拶を含め引き継ぎは漏れなく行なっていることを伝えましょう。

後任者が送る担当変更メール例文

それではここからは、実際に担当変更メールを送るときの具体的な例文を紹介します。まずは、後任者が担当変更メールを送る際のメール例文をシチュエーション別で紹介します。

件名:<担当者着任のご挨拶>株式会社〇〇 ●●(後任者の名前)

本文:
▲▲様

お世話になっております。
株式会社〇〇の●●です。

先日、前任者の□□からご連絡いたしました通り、
■月■■日より私●●が貴社を担当させていただくことになりました。

取り急ぎメールでのご挨拶となりましたが、改めてご挨拶の機会を頂ければと存じますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


前任者の突然の退職により、後任者から担当変更のメールを送らなければならない場合

件名:<担当者着任のご挨拶>株式会社〇〇 ●●(後任者の名前)

本文:
▲▲様

貴社の担当をさせていただいた□□が退職をし■月■■日より
私●●が貴社を担当させていただくことになりました。

なお引き継ぎに関しましては滞りなく完了しております。
貴社により良いご提案、お手伝いをさせていただければと存じますので
今後ともよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎメールでのご挨拶となりましたが、改めてご挨拶の機会を頂ければと存じますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


前任者が送る担当変更メール例文

こちらは前任者が送る場合の担当変更メールの例文となります。

件名:<担当者変更のご連絡>株式会社〇〇 □□(前任者の名前)

本文:
▲▲様

お世話になっております。
株式会社〇〇の□□です。

担当者の変更についてご連絡させていただきます。
この度、私事で恐縮ですが、■月■■日をもちまして退職することになりました。
在任中は大変お世話になりましたことを、改めて厚くお礼申し上げます。

後任は、●●が貴社を担当させていただくことになります。
今後は●●にご連絡ください。
==============================
後任の連絡先
●● ●●
所属 △△
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000
==============================
なお、業務につきましては滞りなく引き継ぎを行いましたので、
ご安心いただけたらと存じます。
今後と変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。


株式会社〇〇
□□


相手の立場になって担当変更メールを送ろう

今回は担当変更メールの書き方やマナーについて紹介しました。後任者がスムーズに行を引き継ぐポイントはしっかりとタイミングを空気を読むことです。

担当が変更になって張り切る気持ちもわかりますが、相手の立場や、自分の会社の立ち位置を見誤ると、相手にストレスを与えてしまいかねません。

深い信頼関係を築けるように、相手への配慮を忘れずに、スムーズな担当変更メールを送るようにしましょう。




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