「依頼メール」を送る時の例文と成功率を上げるためのポイント

2022.09.01
「依頼メール」を送る時の例文と成功率を上げるためのポイント

社外へ向けたメールの作成、ましてや依頼のメールともなるとより丁寧な言い回しを気をつけるために時間がかかってしまいがちです。社内へ向けたメールでも、社外よりは言い回しは砕けるものの、依頼する立場としての礼儀を忘れてはなりません。

そんな依頼メールを作成する際に役立つ、社外宛、社内宛それぞれの例文を作成しましたので参考にしてください。

依頼メールを送る時のポイント

まずはメールを送る際の重要なポイントを4点ご紹介いたします。

件名はわかりやすく簡潔に

相手が「何の依頼のメールか」がひと目で伝わるような件名を作成しましょう。

「〇〇についてご返信のお願い【社名】」など、件名を見て何をしてほしいのかが分かれば、相手も見落とし辛くなります。

逆に「〇〇のお見積りについて」といった件名だと、相手は見積もりの何のことか、何をしてほしいかがわかりませんので、誰に・何を・どのようにしてほしいかをしっかりと件名に入れる必要があります。

依頼の理由を明確・簡潔に説明する

取材協力や日程変更など、依頼する内容によっては依頼の背景(理由)も添えて相手が納得できるようにしましょう。

既に顧客が依頼の理由を理解している場合は特に必要ありませんが、初めて連絡を取る顧客とのメールでは、理由を添えると依頼の成功率が上がります。

回答期限を設定する

相手にわかりやすい件名、わかりやすい内容を送っても、回答期限がなければいつまで経っても相手からの連絡は返ってこないかもしれません。

相手を急かしているようで使いづらいと思われるかもしれませんが、期限を設けることはビジネスマナーの基本。ですので、あまりにも無茶な期限は問題ですが、基本、期日はしっかり区切って仕事を進めていきましょう。

相手への心遣いと感謝を忘れずに

相手も忙しい中で対応していただいているので、思いやる気持ちを忘れずに丁寧な依頼を心がけましょう。

依頼メールを送る時の注意点

次に依頼メールを送る時の注意点をご紹介します。

自分(送信者)の情報は明らかに

どのような内容のメールでもそうですが、初めてメールを送る相手には自分の情報(名前、会社名、所属、電話番号)はしっかりと明記しましょう。

情報が無い、少なければいたずらメールと勘違いされて見向きもされないでしょう。

曖昧な表現は避ける

依頼をする上で、曖昧な表現をすると相手に余計な負担やお互いの理解度に差が出てしまいます。

例えば、品数や時間を表す時に「多め」「少し早め」では具体的でないのでどれくらいなのか検討がつきません。

数字を用いて明確に内容を伝えましょう。

依頼メールで使いやすいフレーズ

(「お願いいたします」)

「お願いします」より、より丁寧な言い回しとなります。
ビジネスメールではよく利用されます。

問いかける理由がないので「ます。」でしめてOKです。

(「〜いただきたく存じます」)

「〜いただきたく思います」より、ハッキリと意思を伝えられ、丁寧な言い方です。

(「お手数をお掛けしますが」)

相手に労力や面倒をかけてしまう意味と感謝の気持ちを込めた言葉になります。

(「大変恐縮ですが」)

相手に迷惑をかけたり、相手の厚意を受けたりして申し訳なく思うことの意味ですが、こちらは「自分の身がすくむような思い」も含まれているので、上記の「お手数をお掛けしますが」と状況を使い分けましょう。

社外宛に依頼するときのメール内容

ここからは社外宛に依頼するときのメール内容と例文をご紹介します。

返信を依頼するときのメール例文

件名:□□についてご確認のお願い

本文:
株式会社△△
▲▲様

お世話になっております。
株式会社〇〇の●●です。

先日、■月■■日にメールにてご連絡させていただいた□□の件について内容をご確認いただけましたでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


見積もりの作成を依頼するときのメール例文

件名:<見積書ご送付のお願い>「□□(商品名など)」



本文:
株式会社△△
▲▲様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の●●です。

現在弊社で貴社製品「□□」の購入を検討しています。
つきましては以下の内容にてお見積書のご送付をお願いいたします。

===============
・製品名:□□
・数量:■個
・納期:■月■■日
===============

ご多用中お手数をお掛けしますが、■月■■日までに
メールにてご送付をお願いいたします。

ご質問等ございましたらご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


アポイントを依頼するときのメール例文

件名:□□についてお打ち合わせ日程のご相談

本文:
株式会社△△
▲▲様

お世話になっております。
株式会社〇〇の●●です。

先日ご相談いただいた□□に関しましてオンラインでのお打ち合わせをお願いしたく存じます。

下記のいずれかの日程にてご都合の良い日はございますでしょうか。

===============
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
===============

お打ち合わせは1時間を予定してます。
上記日程で難しい場合はご希望の日程を3つほどいただければ調整いたします。
ご多用中お手数をお掛けしますが、■月■■日までにご連絡をいただければと存じます。

ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


打ち合わせ日程変更を依頼するときのメール例文

件名:□□の件について日程変更のお願い

本文:
株式会社△△
▲▲様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の●●です。

次回のお打ち合わせの日程に関しまして
ご変更をお願いしたく、ご連絡をいたしました。
誠に恐れ入りますが、
■月■■日(■)■時に予定しておりました打ち合わせを
下記の日程のうち、可能な日程にご変更いただけませんでしょうか。

===============
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
===============

ご多用中お手数をお掛けしますが、■月■■日までご返答をお願いいたします。
こちらの勝手なお願いで大変恐縮ですが、ご検討のほどお願いいたします。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


社内宛に依頼するときのメール内容

こちらでは社内宛に依頼するときのメール内容と例文をご紹介します。

書類の確認を依頼するときのメール例文

件名:□□の資料ご確認のお願い<資料添付>

本文:
▲▲様

お疲れ様です、〇〇の●●です。

□□の資料を添付させていただきました。

内容のご確認を■月■■日までにお願いいたします。
■月■■日にこちらの資料に関する打ち合わせを行います。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


打ち合わせを依頼するときのメール例文

件名:□□に関する打ち合わせ日程調整のお願い

本文:
▲▲様

お疲れ様です、〇〇の●●です。

□□に関するお打ち合わせの日程調整をお願いいたします。
下記候補からご都合の良い日程はございますか?

===============
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
・■月■■日(■) 00:00 ~ 00:00
===============

ご多用中お手数をお掛けしますが、■月■■日までご返答をお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


資料作成を依頼するときのメール例文

件名:□□に関する資料作成のお願い

本文:
▲▲様

お疲れ様です、〇〇の●●です。

□□に関する会議にて発表する資料の作成を▲▲さんにお願いできますでしょうか。
資料のデザインや見やすさが他の方より優れていると思います。

資料の概要を記載いたします。

===============
内容:□□について
形式:パワーポイント
期限:■月■■日
===============

□□の参考資料を添付させていただきました。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇(所属) ●●(名前)
E-mail:□□@〇〇
電話:000-0000-0000


依頼したメールの返信をもらいやすくするために

どのような依頼内容でも期限・理由は明確に、そして簡潔にして、相手がいつまでに何をしなければならないかを意識させましょう。

ですが何らかの依頼をする以上、相手に負担をかけていることになりますので、「お忙しいところ恐縮ですが」のように相手を気遣う文章を入れることも大切です。感謝の気持ちも忘れずに。

今回はこれで以上となります。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。




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